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Zeiterfassungssysteme bringen mehr Flexibilität und Motivation

15.09.2014 08:38

Zeiterfassungssysteme bringen mehr Flexibilität und Motivation

Wirklich freie Arbeitszeiten stellen normierte Personaleinsatzplanungen vor unlösbare, rechnerische Herausforderungen. Nun aber gibt es die Möglichkeit, ein Zeiterfassungssystem mit integrierter Personaleinsatzplanung so individuell auf die Anforderungen des spezifischen Unternehmens anzupassen, dass so gut wie keine Arbeitszeitvorgaben mehr nötig sind. Die positiven Folgen durch ein derart maßgeschneidertes Zeiterfassungssystem sind vielfältig.

 Zuvor durch versickernde Ressourcen entstehender Personalmangel gleicht sich nun auch mit dem bestehenden Mitarbeiterstamm aus. Überstunden werden abgebaut oder sinnvoll integriert, ohne dass die gefühlte Work-Life-Balance leidet. Dadurch wird der Arbeitgeber auch auf dem Arbeitsmarkt attraktiver für potenzielle Mitarbeiter. Die vorhandene Belegschaft arbeitet ausgeruhter, motivierter und zufriedener. Das Unternehmen selbst kann durch das Zeiterfassungssystem mit integrierter Personaleinsatzplanung seine Wirtschaftlichkeit maximieren.

Diese Möglichkeiten können zudem innerhalb der bestehenden Betriebs- und Dienstvereinbarung umgesetzt werden und finden in vielen Fällen die Zustimmung des Betriebsrates. Natürlich kann das Zeiterfassungssystem und Personaleinsatzplanung auch auf einer vorhandenen Kernarbeitszeit und Rahmenarbeitszeit aufsetzen. In jedem Fall gewährleistet es, dass die Wochenarbeitszeit oder Monatsarbeitszeit insgesamt eingehalten wird, sowohl gesamtbetrieblich als auch von jedem einzelnen Mitarbeiter. Außerdem erkennen Zeiterfassungssysteme autark oder im Zusammenhang mit der Personaleinsatzplanung potenzielle Abweichungen und kann anhand von Gleitzeitregelungen nach wie vor das geltende Arbeitszeitgesetz sowie die eingesetzten Tarifverträge einschließlich der einzuhaltenden Arbeitspausen bzw. Ruhepausen in Einklang bringen.

Praktische Basis von Zeiterfassungssysteme

Die praktische Basis der Gleitzeitregelung ist ein Zeitkonto, über das jeder Mitarbeiter verfügt und das er über das Zeiterfassungssystem jederzeit am Zeiterfassungsgerät, über den Webclient sowie über die Zeiterfassung app von überall abrufen kann. Dort erscheint eine sich vollautomatisch aktualisierende Auflistung des vorhandenen Zeitguthabens und der sogenannten Zeitschulden. Ergeben sich am Ende einer festgelegten Periode, wie etwa einem Monat, mehr Plus-Stunden, können diese durch verkürzte Arbeitszeiten oder vollständige Gleittage abgebaut werden. Auch hier hilft die Zeiterfassung bei der entsprechenden Planung durch die Personaleinsatzplanung, um einem Personalmangel vorzubeugen. Alternativ kann die Betriebs- und Dienstvereinbarung auch eine Vergütungsregelung vorsehen.

Zeiterfassungssysteme vielfältig eingesetzt

Das Zeiterfassungssystem greift auch dann effektiv, wenn nur Einzelbereiche innerhalb eines größeren Unternehmens eine Gleitzeit vereinbaren, alle anderen Abteilungen aber weiter geregelten Arbeitszeiten nachgehen. Diese Aufteilung stellt Lohnbuchhaltung und Personalabteilung oft vor komplexe Probleme. Mit einer integrierten Zeiterfassung, die beide Arbeitszeitmodelle synchronisieren kann, wird den Verantwortlichen viel Arbeit erspart – und gleichzeitig der verbindliche Rechtsrahmen eingehalten.

Optimal parametrierte Zeiterfassungssysteme können zwischen Plus-Stunden (die herkömmlichen Überstunden obsolet machen) und Diensten zu arbeitsrechtlichen Ausnahmezeiten wie etwa Wochenenden, Ausgangstagen oder Ruhezeiten punktgenau berücksichtigen und auf die gewünschten Zeitkonten oder Fehlzeiten verbuchen. Diese können nach wie vor über Zuschläge oder eine entsprechende Aufrechnung auf das Zeitkonto honoriert werden – eine Berechnung, die ebenfalls das Zeiterfassungssystem in Bezug einer interaktiven Personaleinsatzplanung übernehmen kann.

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