Leistungsbeschreibung AEONOS Husky, Überblick



Beschreibung
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Leistungsbeschreibung AEONOS Husky – Stand 01.03.2017, V.17.03

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Leistungsbeschreibung AEONOS Husky

(Version 3.0, gültig ab 01.03.2017)

Der Einstieg in die komplexe und intelligente Zeitwirtschaft

Basismodule

BAS.01

HR-Tool für die Personalverwaltung

S. 3

BAS.02

AEONOS@Web Zugang für die Mitarbeiter

S. 3

BAS.03

AEONOS App für die Mitarbeiter

S. 4


Zeitwirtschaftsfunktionen

ZWI.01

Überstunden

S. 4

ZWI.04

Zeitkonteninformation

S. 4

ZWI.05

Urlaub

S. 5

ZWI.06

Krank

S. 5

ZWI.07

Feiertage

S. 5

ZWI.08

Automatische Pausenregelung

S. 5


Verwaltungsfunktionen

VER.01

Mitarbeiter

S. 6

VER.02

Arbeitszeitmodelle

S. 6

VER.03

Projekte & Tätigkeiten

S. 6

VER.04

Abwesenheiten

S. 7

VER.05

Standortverwaltung

S. 7

VER.07

Geräteverwaltung

S. 7


Reports

REP.01

Ampelmodell

S. 8

REP.02

Arbeitszeitgesetz-Verletzungen: tägliche Betrachtung

S. 8

REP.03

Arbeitszeitgesetz-Verletzungen: durchschnittliche Arbeitszeit

S. 8

REP.04

Übersicht Projektstatus

S. 8

REP.05

Urlaubskonten je Mitarbeiter

S. 8

REP.06

Monatsbericht: Monatssalden

S. 9

REP.07

Monatsbericht: gebuchte Zeiten je Mitarbeiter

S. 9

REP.08

Monatsbericht: Stempelkarte

S. 9

REP.09

Monatsbericht: Stundenzettel

S. 9

REP.10

Monatsbericht: Abwesenheit - Kalenderansicht

S. 10  ✓

REP.11

Monatsbericht: Produktivität

S. 10  ✓

REP.12

Tagesübersicht: Anwesenheiten

S. 10  ✓

REP.13

Monatsjournal

S. 10  ✓

REP.14

Dienstplan-Abgleich

S. 11  


Auswertungs- und Exportfunktionen

EXP.01

Auswertung gebuchter Zeiten

S. 11  ✓

EXP.02

Export gebuchter Zeiten

S. 11  ✓

EXP.03

Mindestlohnnachweise

S. 11  ✓

EXP.04

Exportfunktionen in Reports

S. 11  ✓

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Lokalisierung

LOK.01

Geo-Tracking

S. 12  ✓

LOK.02

Geo-Position

S. 12  ✓


Sonderfunktionen

SON.01  Mindestlohngesetz-Unterstützung

S. 12  ✓

SON.02  Integriertes Nachrichtensystem (nur AEONOS App)

S. 13  ✓


Software und Service

SAS.01

Zeitwirtschaft AEONOS Tiger als „Software as a Service“ (SaaS)

S. 13  ✓

SAS.02

Support-Center

S. 13  ✓

SAS.03

Helpdesk

S. 13  ✓

SAS.04

Auftragsdatenverarbeitungs-Vertrag (ADV-Vertrag)

S. 14  


Optionale Zusatzleistungen

OPT.01

Online-Schulung für Personalverantwortliche

S. 14  

OPT.07

Jederzeit kostenlose Umstellung auf AEONOS Tiger auf Kundenwunsch möglich

-


Legende

Im Grundpreis enthalten

  Optional gegen Aufpreis


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Basismodule

BAS.01

HR-Tool für die Personalverwaltung

Über einen Web-Browser erreichbare Verwaltungsoberfläche für Personalverantwortliche.

Umfangreiches Tool zum Auswerten, Kontrollieren, Korrigieren und Exportieren gebuchter Zeiten.

Minutengenaue Zeitkonten für jeden Mitarbeiter auf Basis vielfältiger Arbeitszeitmodelle.

Zahlreiche Zusatz- und Kontrollfunktionen ermöglichen Zeiterfassung im Sinne des Mindestlohngesetzes
(MiLoG) mit minimalem Aufwand.

Das HR-Tool ermöglicht den Überblick über die gebuchten Arbeits-, Projekt- und Abwesenheitszeiten.
Zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten erlauben einen vielseitigen Informationsgewinn aus den gebuchten
Zeiten.

Über das HR-Tool können Personalverantwortliche fehlende Arbeitszeiten, Projektzeiten und
Abwesenheiten ihrer Mitarbeiter nachträglich erfassen und korrigieren.

Anzeige vom Zeitstempeln, wann Zeiten tatsächlich vom Mitarbeiter gebucht wurden.

Das HR-Tool bietet zusätzlich ein Nachrichtensystem mit Rückmeldung. Nachrichten können über das HR-
Tool kostenfrei an die AEONOS App ausgewählter Mitarbeiter verschickt werden. Details dazu unter Ziffer
SON.02.

Unterstützung durch zahlreiche Tooltipps und integriertes Online-Handbuch in den Bearbeitungsmasken
machen die Bedienung einfach und transparent.

Auf das HR-Tool Anwender-Handbuch (deutsch) kann über das HR-Tool online zugegriffen werden.

Das HR-Tool wird in den Sprachen Deutsch und Englisch bereitgestellt. Einfache Umschaltung zwischen
den Sprachen ist jederzeit möglich.

BAS.02

AEONOS@Web Zugang für die Mitarbeiter

Das flexible Zeiterfassungstool für Ihre Mitarbeiter.

Zeiterfassungs-Client, der als Web App im Browser des PCs, Laptops oder des Smartphones/Tablets
läuft.

AEONOS@Web läuft auf zahlreichen Web-Browsern (Chrome, Firefox oder Internet-Explorer), iPhone,
iPod und zahlreiche weiteren mobile Browsern. Die verbindliche Beschreibung der Systemanforderungen
ist der „Nutzungsvereinbarung AEONOS“ zu entnehmen. Zum Betrieb muss eine aktive Internet-
Verbindung auf dem Gerät, über das die Buchung ausgeführt wird, vorhanden sein.

Buchen von Projektzeiten, Tätigkeiten und Abwesenheiten per Web-Browser.

Erfassung von ganz- und halbtägigen Zeiten und Zeiträumen (z.B. Krank, Urlaub, Schulung).

Projekte, sowie An- und Abwesenheiten können individuell je Mitarbeiter zugewiesen werden, so dass
das Buchen von Zeiten nur gezielt auf die zugewiesenen Tätigkeiten und Abwesenheiten erfolgen kann.

Anzeige des Zeitkontos. Es werden die Sollzeit, Istzeit und der Saldo der Arbeitszeit laut
Arbeitszeitmodell angezeigt. Zusätzlich wird das Urlaubskonto angezeigt.

Einfache, intuitive Bedienung. Keine Mitarbeiterschulung für AEONOS@Web erforderlich.

Zugang zur AEONOS@Web Webseite mit mitarbeiterspezifischer PIN gesichert.

Über das HR-Tool kann der Personalverantwortliche eine vereinfachte Bedienung zur schnelleren Buchung
von Arbeitszeiten je Mitarbeiter konfigurieren. In diesem Fall wird nur die Anwesenheit, ohne Eingabe der
Tätigkeiten/Abwesenheit, erfasst.

Anzeige einer Liste mit den bisher gebuchten Zeiten.



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BAS.03

AEONOS App für die Mitarbeiter

Zeiterfassungs-App für mobile Endgeräte, auf denen das Betriebssystem Android installiert ist. Die
verbindliche Beschreibung der Systemanforderungen ist der „Nutzungsvereinbarung AEONOS“ zu
entnehmen.

Buchen von Projektzeiten, Tätigkeiten und Abwesenheiten.

Offline-fähig. Die Zeiterfassung ist auch bei zeitweisem Ausfall der Internet-Verbindung zum Mobilgerät
möglich. Die Zeiten werden automatisch zum Server geschickt, sobald die Internet-Verbindung wieder
besteht.

Einsicht in die in der Vergangenheit gebuchten Zeiten möglich. Möglichkeit zur nachträglichen Korrektur
der Zeiten innerhalb der AEONOS App durch den Mitarbeiter.

Anzeige des Zeitkontos. Es werden Soll, Ist und der Saldo der Arbeitszeit laut Arbeitszeitmodell
angezeigt. Zusätzlich wird das Urlaubskonto angezeigt.

Projekte, sowie An- und Abwesenheiten können individuell je Mitarbeiter zugewiesen werden, so dass
das Buchen von Zeiten nur gezielt auf die zugewiesenen Tätigkeiten und Abwesenheiten erfolgen kann.

Zugang zur AEONOS App nur mit mitarbeiterspezifischer PIN möglich.

Im HR-Tool (Ziffer BAS.01) wird eine Liste aller aktuell am System angemeldeten Mitarbeiter angezeigt,
die eine aktive AEONOS App installiert haben.

Die AEONOS Android App kann über den Google Play Store installiert werden.

Die AEONOS Android App kann alternativ über das HR-Tool heruntergeladen, bzw. mit Hilfe eines QR
Codes installiert werden.

Für Anwender der AEONOS App sind die Module Geo-Tracking (Ziffer LOK.01) und Geo-Position (Ziffer
LOK.02) im HR-Tool explizit aktivierbar. Die Aktivierung hat ggf. datenschutzrechtliche Konsequenzen.
Sie ist daher vom Kunden mit dessen Arbeitnehmervertreter und Datenschutzbeauftragten
abzustimmen.

Updates werden automatisch über den Google Play Store ausgeliefert.

Der Personalverantwortliche kann einzelne Tätigkeiten und Abwesenheiten für die Nutzung in der
AEONOS App sperren.


Zeitwirtschaftsfunktionen

ZWI.01

Überstunden

Zeitkonto: basierend auf den Arbeitszeitmodellen wird ein exaktes Zeitkonto unter Berücksichtigung von
Kranktagen, Urlaub und Feiertagen geführt.

Ganze und halbe Tage werden auf Basis des zugrundeliegenden Arbeitszeitmodells automatisch korrekt
berechnet.

Monatliche automatische Archivierung der gebuchten Zeiten.

ZWI.04

Zeitkonteninformation

Aktuelle Zeitkontoanzeige je Mitarbeiter:

- Zeitkonto aktueller Monat

- Zeitkonto Vormonat

- Zeitkonto vor Vormonat

Anzeige von Sollstunden, Iststunden und Saldo für aktuellen Monat und Vormonat.

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Anzeige des Zeitkorridors im aktuellen Monat.

Anzeige des Urlaubskontos inklusive Resturlaub.

ZWI.05

Urlaub

Anlegen beliebig vieler Urlaubsmodelle möglich.

Zuweisung eines Urlaubsmodells zum Mitarbeiter.

Automatischer Übertrag von Resturlaub ins Folgejahr.

Urlaub kann zu einem frei wählbaren Datum verfallen.

Automatische Berechnung des Urlaubsanspruchs für Teilzeitkräfte, Stundenlöhnern und Aushilfen.

ZWI.06

Krank

Erfassung von Kranktagen möglich.

Reports zur Ansicht von Abwesenheiten wie z.B. Krankheit.

ZWI.07

Feiertage

Erstellung von beliebig vielen Feiertagskalendern.

Zuweisung eines Feiertagskalenders je Standort oder je Mitarbeiter.  Abweichende Feiertagskalender für
einzelne Mitarbeiter an einem Standort möglich.

Definition von halben und ganzen Feiertagen für einzelne oder alle Feiertagskalender.

Feiertagskalender auch für Stundenlöhner verwendbar (auf Basis der 13 Wochen Rückwärts-Regel).

Feiertage mit festem Datum können als „jährlich wiederkehrend“ markiert werden und müssen so nur
einmal definiert werden.

Zahlreiche Feiertage vordefiniert. Das Datum der beweglichen Feiertage (z.B. Ostern) wird automatisch
berechnet.

ZWI.08

Automatische Pausenregelung

Automatische Buchung von Pausen zur Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (§4 ArbZG).

Stellt das System fest, dass die gesetzlichen Mindestruhezeiten nicht eingehalten werden, so zieht es
automatisch die erforderlichen Pausen vom Zeitkonto des Mitarbeiters ab.

Ein Bereichsleiter kann die automatische Pausenregelung pro Mitarbeiter aktivieren und deaktivieren
(Standard: deaktiviert).

Explizite Buchungen von Pausen (Abwesenheit „Pause“) durch den Mitarbeiter werden ebenso
berücksichtigt wie implizite Pausen durch „Lücken“ zwischen zwei Buchungen.

Arbeitszeitmodelle sowie Feiertagskalender werden bei der Berechnung berücksichtigt.








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Verwaltungsfunktionen

VER.01

Mitarbeiter

Zuordnung von Mitarbeitern zu Standorten, bzw. Betriebsstätten.

Mitarbeitern können Tätigkeiten, Projekte und Abwesenheiten zugeordnet oder entzogen werden.

Pro Mitarbeiter kann eine Kostenstelle und eine Kostenstellengruppe definiert werden.

Eigenes Arbeitszeitmodell je Mitarbeiter möglich (s. Ziffer VER.02).

Automatische Berechnung und Verwaltung eines Zeitkontos je Mitarbeiter basierend auf dem jeweiligen
Arbeitszeitmodell.

Anzeige des Zeitkontos je Mitarbeiter für den letzten Abrechnungsmonat und den aktuellen Monat.

Anzeige des aktuellen Urlaubskontos je Mitarbeiter.

Zuweisung eines Feiertagskalenders je Mitarbeiter möglich. Alternativ kann ein Feiertagskalender je
Standort für alle Mitarbeiter des Standorts definiert werden.

Geo-Tracking und Geo-Position je Mitarbeiter jederzeit an- und abschaltbar.

VER.02

Arbeitszeitmodelle

Folgende Arbeitszeitmodelle können global oder je Standort angelegt werden:

- Gleitzeit

- Feste Arbeitszeit

- Aushilfen/Minijobber/Studenten/Werkvertrag: stundenweise Bezahlung

- Arbeit auf Abruf

Optionale Verwendung von Dienstplänen für alle Arbeitszeitmodelle außer „Feste Arbeitszeit“.
Dienstpläne können in AEONOS hochgeladen und jederzeit aktualisiert werden.

Unterscheidung der Arbeitszeitmodelle in Vollzeit- und Teilzeit mit Berücksichtigung in der
Urlaubsberechnung.

Automatische Berechnung von Überstunden und Abwesenheitsdauer (z.B. Urlaub, Krank) erfolgt
tagesgenau auf Basis der Arbeitszeitmodelle. Gilt auch für Arbeitszeitmodelle mit stundenweiser
Bezahlung (13 Wochen Rückwärts-Regel), Mitarbeiter mit Dienstplänen und Aushilfen (Werkverträge
o.ä.).

Angabe eines Zeitkorridors für Plus-/Minus-Stunden bei Gleitzeitmodellen.

Es können Dienstplan-Modelle, wie sie beispielsweise im Einzelhandel gängig sind (wechselnde
Einsatztage an 5 Tagen die Woche), konfiguriert werden.

Vielfältige Unterstützung für Betriebe mit 6 oder 7 Werktagen (Retail, Gastronomie, Krankenhaus, Hotel
etc.)

Runden gebuchter Zeiten möglich (z.B. auf die nächsten vollen 5 Minuten)

Kappung der Arbeitszeiten außerhalb eines definierbaren Arbeitszeitkorridors möglich.

VER.03

Tätigkeiten & Projekte

Anlegen eigener Projekte und Tätigkeiten: minutengenau, ganzer Tag oder halber Tag.

Automatische Berechnung der tatsächlichen Arbeitszeit für ganze und halbe Tage anhand des
Arbeitszeitmodells.

Angabe einer eigenen Kostenstelle für jedes Projekt bzw. jede Tätigkeit möglich.

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Unterscheidung zwischen bezahlten und unbezahlten Projekten/Tätigkeiten. Unbezahlte Zeiten werden
nicht in die Überstundenberechnung aufgenommen.

Erfassung der geleisteten Stunden in den Kategorien: minutengenau, ganzer Tag oder halber Tag.

Abrechnungsunterstützung für Projekte. Ausgabe fakturierter oder nicht fakturierter Zeiten mit Export-
Funktion (Excel, PDF, CSV).

Angabe der Planstunden für Projekte und Anzeige von Reststunden sowie geleisteten Stunden auf dieses
Projekt.

Suche nach Zeitbuchungen für Projekte und Tätigkeiten mit Einschränkung über Zeiträume, Standorte
und Mitarbeiter.

Unterstützung bei der Rechnungserstellung durch zahlreiche Auswertungsfunktionen und Reports.

VER.04

Abwesenheiten

Zahlreiche vordefinierte Standard-Abwesenheiten (z.B. Pause, Krank, Urlaub, Mutterschutz).

Anlegen eigener Abwesenheiten: minutengenau, ganzer Tag oder halber Tag.

Buchung von Abwesenheiten wie Krank, Urlaub, Schulung o.ä. durch Angabe eines Datums oder
Zeitraums.

Automatische Berechnung der tatsächlichen Abwesenheitsdauer für ganze und halbe Tage anhand des
Arbeitszeitmodells.

Angabe einer eigenen Kostenstelle für jede Abwesenheit möglich.

Unterscheidung zwischen bezahlten und unbezahlten Abwesenheiten. Unbezahlte Abwesenheiten werden
nicht in die Überstundenberechnung aufgenommen.

VER.05

Standortverwaltung

Verwaltung beliebig vieler Standorte möglich.

Angabe einer eigenen Kostenstelle je Standort möglich.

Anlegen von Tätigkeiten, Projekten und Abwesenheiten für einzelne oder für alle Standorte möglich.

Zuweisung eines Feiertagskalenders je Standort möglich.

VER.07

Geräteverwaltung

Automatische Erfassung der Android-Geräte, auf denen die AEONOS App installiert ist.

Anzeige einer Liste aller erfassten Geräte.

Anzeige der Zuordnung von Mobilgerät zum Mitarbeiter: Hersteller und Typ, eindeutige Gerätekennung
und Mitarbeitername.

Die AEONOS App kann über das HR Tool für einzelne Mitarbeiter gesperrt werden. Missbrauch wird so
beispielsweise bei Geräteverlust verhindert.


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Reports

REP.01

Ampelmodell

Anzeige einer Liste aller Mitarbeiter mit deren aktuellem Zeitkonto.

Anzeige von Name, Vorname, Personalnummer und aktuellem Zeitkonto in Stunden.

Gruppierung aller Mitarbeiter in drei Gruppen mit farbiger Hervorhebung:

- Rot: Mitarbeiter hat mehr als 30 Minusstunden oder mehr als 60 Plusstunden.

- Gelb: Mitarbeiter hat zwischen 30 und 60 Plusstunden.

- Grün: Mitarbeiter hat zwischen 30 Minusstunden und 30 Plusstunden.


REP.02

Arbeitszeitgesetz-Verletzungen: tägliche Betrachtung

Report unterstützt die Kontrolle der Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes.

Verletzungen des Arbeitszeitgesetzes können für beliebige Zeiträume ermittelt werden.

Angabe von Mitarbeiter, Datum und Art der Verletzung.

Ermittlung von:

- Überschreitung der täglichen maximalen Arbeitszeit (ohne Pausen) von 10 Stunden.

- Unterschreitung der gesetzlich vorgeschriebenen Pausendauer.

- Verletzung der gesetzlichen Ruhepause zwischen zwei Arbeitstagen von mindestens 11 Stunden.

REP.03

Arbeitszeitgesetz-Verletzungen: durchschnittliche Arbeitszeit

Report unterstützt die Kontrolle der Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes.

Ermittlung aller Mitarbeiter, die innerhalb der vergangenen 6 Kalendermonate bzw. 24 Wochen die
durchschnittliche werktägliche Arbeitszeit von 8 Stunden überschritten haben.

Angabe eines Stichtags, für den die Verletzung der durchschnittlichen Arbeitszeit errechnet werden soll.

REP.04

Übersicht Projektstatus

Auflistung aller Projekte mit Angabe von:

- Stundenkontingent des Projekts

- bisher auf das Projekt gebuchte Stunden und fakturierte Stunden

- Reststunden bis zum Erreichen des Kontingents

Auswertung über beliebige Zeiträume möglich.

REP.05

Urlaubskonten je Mitarbeiter

Übersicht über die aktuellen Urlaubskonten der Mitarbeiter. Auswahl einzelner, mehrerer oder aller
Mitarbeiter.

Anzeige des Urlaubsanspruchs, des Resturlaubs, des genommen Urlaubs und des verbleibenden
Urlaubsanspruchs je Mitarbeiter.

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REP.06

Monatsbericht: Monatssalden

Der Report dokumentiert die Zeitsalden auf Basis SollZeit vs. Istzeit der ausgewählten Mitarbeiter zu
Nachweis- oder Informationszwecken.

Generierung einer Mitarbeiterliste mit folgenden Informationen für einen ausgewählten Monat:

- Soll- und Iststunden für den ausgewählten Monat

- Zeitsaldo im ausgewählten Monat

REP.07

Monatsbericht: gebuchte Zeiten je Mitarbeiter

Der Report unterstützt das Projektcontrolling oder die Rechnungserstellung.

Tabellarische Ansicht der auf ein Projekt, eine Tätigkeit oder eine Abwesenheit gebuchten Zeiten je
Mitarbeiter

Je Projekt, Tätigkeit oder Abwesenheit wird für jeden Mitarbeiter, der im ausgewählten Monat
mindestens eine Buchung auf diesen Zeittyp erstellt hat, eine Tabelle erstellt.

Die Tabelle enthält das Datum der Buchung, die geleisteten Stunden und das Bemerkungsfeld der
Buchung.

REP.08

Monatsbericht: Stempelkarte

Detaillierte monatliche Übersicht über alle gebuchten Zeiten der ausgewählten Mitarbeiter zu Nachweis-
oder Informationszwecken.

Auflistung aller im ausgewählten Monat gebuchten Projektzeiten, Tätigkeiten und Abwesenheiten.

Angabe jeweils von Name der Buchung (z.B. „Projekt XY“), Startzeit, Endzeit, Zeitstempel, Dauer und
durch wen die Buchung erfolgt ist.

Mehrfachauswahl von Standort, Kostenstelle, Mitarbeiter und Datum.

Gruppierung nach Kalenderwoche und seitenweise nach Mitarbeitern.

REP.09

Monatsbericht: Stundenzettel

Report zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Zeiterfassung.

Kann auch zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Zeiterfassung entsprechend dem Mindestlohngesetz
verwendet werden.

Erstellung von Stundenzetteln für den ausgewählten Monat für die ausgewählten Mitarbeiter.

Je Tag werden Beginn und Ende der Arbeitszeit, Arbeitsdauer sowie die Gesamtlänge aller Pausen in
Minuten und die Bemerkungen zu den gebuchten Zeiten angezeigt.

Für Mindestlöhner werden die nach Ablauf der 7-Tage-Frist angelegten oder geänderten Zeiten farblich
hervorgehoben. Im Bemerkungsfeld kann der Grund der nicht fristgerechten Erfassung bzw. Änderung
angezeigt werden.

Anzeige von Sollarbeitsstunden, geleisteten Stunden und dem Zeitsaldo für den ausgewählten Monat.







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REP.10

Monatsbericht: Abwesenheit - Kalenderansicht

Report zur übersichtlichen Darstellung von An- und Abwesenheiten von Mitarbeitergruppen in einer
Kalenderansicht.

Report kann zur Unterstützung der Dienstplanerstellung oder Einsatzplanung verwendet werden.

Die verschiedenen An- und Abwesenheitsarten werden durch unterschiedliche Farben dargestellt.

Angabe der Anzahl der Krank- und Urlaubstage als Summe je Mitarbeiter.

REP.11

Monatsbericht: Produktivität

Report zur Ermittlung der individuellen Auslastung der Mitarbeiter eines Standorts im ausgewählten
Monat. Daraus sind Rückschlüsse auf die Produktivität einzelner Mitarbeiter bzw. Standorte möglich.

Report kann für einzelne oder alle Standorte erstellt werden.

Anzeige von Sollstunden, Iststunden, Anwesenheitsstunden, bezahlten Abwesenheiten, unbezahlten
Abwesenheiten und dem Prozentsatz der Anwesenheitsstunden an den Sollstunden.

Anzeige der durchschnittlichen Produktivität am gesamten Standort.

REP.12

Tagesübersicht: Anwesenheiten

Der Report gibt je Tag und Standort einen detaillierten Überblick über die auf die Kostenstelle des
Standorts angefallenen Arbeitsstunden.

Der Report zeigt die „Tagesproduktivität“ eines Standortes in Form einer tabellarischen, stundenweisen
Auflistung der pro Stunde geleisteten Arbeitszeit von 00.00 bis 23.59 Uhr. Die Stunden des Tages stehen
in den Zeilen des Reports, die Mitarbeiter in den Spalten. In den Zellen steht, wie viel ein Mitarbeiter in
dieser Stunde gearbeitet hat.

- Je Standort kann so ermittelt werden, zu welcher Stunde des Tages wie viele Arbeitsstunden an
dem gewählten Standort geleistet wurden.
- Durch Einfügen der Stundenlöhne der Mitarbeiter können die Lohnkosten je Kostenstelle eines
Standorts an jedem Tag und zu jeder Stunde ermittelt werden.
- Durch Einfügen der Umsätze zu jeder Stunde kann der Gewinn/Verlust auf Stundenbasis ermittelt
und so Personalüberhänge z.B. in Gastronomie- oder Einzelhandelsbranche ermittelt werden.

Mitarbeiter fremder Kostenstellen, die auf die Kostenstelle des gewählten Standorts gearbeitet haben,
können ebenfalls angezeigt werden.

Geeignet zur Optimierung der Personaleinsatzplanung und zur Senkung der Personalkosten.

Für jeden Standort wird zusätzlich die Anzahl der insgesamt geleisteten Stunden für den betrachteten
Tag ausgegeben.

REP.13

Monatsjournal

Der Report zeigt für einen ausgewählten Monat

- das aktuelle Zeitguthaben und Urlaubsguthaben pro Mitarbeiter.

- tagesgenau die Fehlzeiten und –gründe, sowie Arbeitszeiten und Abweichungen Sollzeit vs. Istzeit.

- Die Zeiten werden kumuliert ausgegeben, so dass die Entwicklung von Arbeits- und Fehlzeiten im
Monatsverlauf deutlich wird.





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Leistungsbeschreibung AEONOS Husky – Stand 01.03.2017, V.17.03

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REP.14

Dienstplan-Abgleich

Der Report ermöglicht die komplette oder ausschnittsweise Anzeige von Dienstplänen für einen
ausgewählten Zeitraum.

Nur verfügbar, wenn Arbeitszeitmodelle auf Basis von Dienstplänen angelegt und für den ausgewählten
Zeitraum hochgeladen wurden.

Auswertungs- und Exportfunktionen

EXP.01

Auswertung gebuchter Zeiten

Komplexe Suchfunktion für gebuchte Zeiten.

Die folgenden Suchkriterien werden angeboten: nach Mitarbeitern, Standort, Tätigkeit, Abwesenheit oder
Projekt, nach Zeitraum, nach fakturiert/unfakturiert und nach bezahlt/unbezahlt.

Merkfunktion für die eingestellten Filterkriterien.

Detaillierte Ergebnisliste mit Detailanzeige-, Bearbeitungs- und Löschfunktion.

Weiterverarbeitung der Suchergebnisse möglich (Ziffer EXP.02).

EXP.02

Export gebuchter Zeiten

Per Suchfunktion ermittelte Zeiten können nach Excel, PDF oder CSV (comma separated values)
exportiert werden.

Druckfunktion ermöglicht den direkten Ausdruck der Ergebnisseite.

EXP.03

Mindestlohnnachweise

Automatische Generierung von Mindestlohnnachweisen (Arbeitszeitnachweise) für die als „unterliegt
Mindestlohngesetz“ markierten Mitarbeiter.

Mindestlohnnachweis wird je Mitarbeiter und Monat in Form einer PDF-Datei jede Nacht automatisch
erstellt und somit aktuell gehalten.

Nachträgliche Korrekturen innerhalb des zulässigen Zeitraums werden bei der automatischen
Generierung der Mindestlohnnachweise berücksichtigt.

Der Mindestlohnnachweis gibt je Arbeitstag den Beginn der Arbeitszeit, das Ende der Arbeitszeit, die
Arbeitsdauer und die Gesamtpausenzeit an sowie Zeitstempel und Bemerkung. Zusätzlich Anzeige von
Sollarbeitsstunden, geleisteten Stunden und dem Zeitsaldo.

Revisionssicheres Online-Archiv mit Download-Möglichkeit aller Mindestlohnnachweise seit
Vertragsbeginn. Rechtssicher durch fehlende Manipulationsmöglichkeit.

Transparente und  gesetzeskonforme Nachweismöglichkeit bei Betriebsprüfungen durch den Zoll. Einfach
Mindestlohnnachweise als PDF herunterladen und dem Zoll zur Verfügung stellen.

EXP.04

Exportfunktionen in Reports

Darstellung der Reports kann in eigenem Browserfenster erfolgen (z.B. im Falle von Präsentationen).

Es stehen mehrere Export-Dateiformate zur Verfügung, u.a.: PDF, PowerPoint, Word, Excel, OpenOffice.

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Leistungsbeschreibung AEONOS Husky – Stand 01.03.2017, V.17.03

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Export-Wizard: Tool zur Generierung maßgeschneiderter Exporte in Form von CSV-Dateien. CSV-Dateien
können in Excel eingelesen werden. Beliebige Teilmengen der Daten im Report sind in definierbarer
Reihenfolge möglich.

Druckfunktion ermöglicht verschiedene Arten des Ausdrucks des Reports. Es können wahlweise alle
Seiten oder nur bestimmte Seiten oder Seitenbereiche des Reports gedruckt werden.


Lokalisierung

LOK.01

Geo-Tracking

Möglichkeit der Aufzeichnung der aktuellen Position in kurzen Intervallen (bis 1 Minute) während einer
Arbeitszeitbuchung. Darstellung der Trackingpunkte in einer Landkarte im HR-Tool (Ziffer BAS.01).

Übertragung der Positionsdaten „in Echtzeit“ an den Server.

Geo-Tracking lässt sich je Mitarbeiter jederzeit an- und abschalten. Der Mitarbeiter muss dem Geo-
Tracking explizit zustimmen.

Datenschutzkonformer Prozess zum Umgang mit Mitarbeiter-Positionsdaten durch Bestätigung des
Einsatzzwecks durch den Personalverantwortlichen.

Geo-Tracking ist nur bei Verwendung der AEONOS App möglich.

Vor dem Einsatz ggf. Zustimmung des Betriebsrats und der Mitarbeiter erforderlich.

LOK.02

Geo-Position

Möglichkeit der Aufzeichnung der aktuellen Position zum Zeitpunkt des Arbeitsbeginns und des
Arbeitsendes. Sofortige Übermittlung an das HR-Tool mit Darstellung beider Ortspunkte in einer
Landkarte.

Die Ortung lässt sich je Mitarbeiter an- und abschalten. Der Mitarbeiter muss der Geo-Position explizit
zustimmen.

Datenschutzkonformer Prozess zum Umgang mit Mitarbeiter-Positionsdaten.

Geo-Position ist nur bei Verwendung der AEONOS App möglich.

Vor dem Einsatz ggf. Zustimmung des Betriebsrats und der Mitarbeiter erforderlich.


Sonderfunktionen

SON.01

Mindestlohngesetz-Unterstützung

Mitarbeiter können als „unterliegt Mindestlohngesetz“ markiert werden. Für diese Mitarbeiter bietet
AEONOS umfangreiche Unterstützung, um Verstöße gegen das Mindestlohngesetz zu verhindern und
optimale Transparenz im Falle einer Betriebsprüfung zu schaffen.

Als „unterliegt Mindestlohngesetz“ markierte Mitarbeiter können gemäß Mindestlohngesetz keine
Zeitbuchungen anlegen oder ändern, die mehr als sieben Tage in der Vergangenheit liegen.

Basierend auf den Arbeitszeitmodellen prüft AEONOS täglich, ob Mitarbeiter vergessen haben Zeiten zu
buchen. Ein integriertes Nachrichtensystem informiert Vorgesetzten und Mitarbeiter rechtzeitig vor
Verletzung der Aufzeichnungspflicht, damit Zeiten nachgebucht werden können.

Automatische Generierung von Mindestlohnnachweisen. Revisionssicher und mit Online-Archiv (mehr
Details unter Punkt EXP.03).

Report zur Generierung eigener Monatsberichte mit Hervorhebung von Verletzungen der
Aufzeichnungspflicht (mehr Details unter Ziffer REP.07).

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Leistungsbeschreibung AEONOS Husky – Stand 01.03.2017, V.17.03

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SON.02

Integriertes Nachrichtensystem (nur AEONOS App)

Aus dem HR-Tool heraus können Personalverantwortliche Textnachrichten in Echtzeit an die AEONOS App
schicken. Das Mobilgerät des Empfängers muss eingeschaltet sein und Internet-Empfang haben, um die
Nachricht zu empfangen. Der Mitarbeiter muss nicht an der App angemeldet sein.

Die Funktion ist hilfreich z.B. bei der Klärung offener Fragen zu einzelnen Zeitbuchungen. Der
Personalverantwortliche kann Außendienstmitarbeiter schnell und verlässlich auf die Überprüfung
unklarer/  fehlender Buchungen hinweisen.

Eine Empfangs- und Lesebestätigung kann im HR-Tool je Nachricht eingesehen werden. Mitarbeiter muss
den Empfang der Nachricht durch die Rückmeldung „Annehmen“ oder „Ablehnen“ quittieren. Dadurch
können die Nachrichten auch für einfache Ja/Nein-Entscheidungen verwendet werden.

Software und Service

SAS.01

Zeitwirtschaft AEONOS Husky als „Software as a Service“ (SaaS)

Das AEONOS-Kernsystem wird als Software as a Service (SaaS) zur Nutzung über das Internet
überlassen.

Datenschutz, Monitoring, Wartung, Lizenzkosten, Systemadministration, Updates, Serverkosten und
Strom bereits in der Grundgebühr enthalten. Keine versteckten Kosten.

AEONOS ist browserbasiert. Eine Installation auf den Kundenrechnern ist nicht nötig. Es werden keine
Browser-Plug-Ins verwendet.

Die Software wird ohne kundenspezifische Daten bereitgestellt. Die Erfassung aller zum
Produktionsbetrieb erforderlichen Daten (Mitarbeiterdaten, kundenspezifische Feiertagskalender,
Tätigkeiten, Arbeitszeitmodelle etc.) muss vom Kunden nach Bereitstellung über das HR-Tool
durchgeführt oder beauftragt (Processing Service) werden.

Der Betrieb erfolgt ausschließlich auf dedizierten Servern in einem Rechenzentrum in Deutschland.

Regelmäßige Software-Aktualisierungen sind im Standard enthalten.

Datensicherung erfolgt jede Nacht.

Software-RAID-System für hohe Datensicherheit.

SAS.02

Support-Center

Support-Center zur Entgegennahme von Support-Anfragen 24/7.

Bietet Nutzern Unterstützung bei der Bedienung oder Einrichtung der Software.

Bearbeitung der Meldungen während der Bereitschaftszeit (Montag bis Freitag 9:00 – 17:00 Uhr,
ausgenommen sind Feiertage im Bundesland Nordrhein-Westfalen).

Supportsprache ist deutsch.

Das Support-Center ist ausschließlich online unter https://support.aeonos.de/ erreichbar.

SAS.03

Helpdesk

Helpdesk zur Entgegennahme von Störungs- und Fehlermeldungen 24/7.

Bearbeitung der Meldungen während der Bereitschaftszeit (Montag bis Freitag 9:00 – 17:00 Uhr,
ausgenommen sind Feiertage im Bundesland Nordrhein-Westfalen).

Supportsprache ist deutsch.

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Leistungsbeschreibung AEONOS Husky – Stand 01.03.2017, V.17.03

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SAS.04

Auftragsdatenverarbeitungs-Vertrag (ADV-Vertrag)

Abschluss eines Auftragsdatenverarbeitungs-Vertrags mit der VISIONERA auf Anfrage möglich.

Durch unseren Datenschützer geprüfte Vertragsvorlage kann durch VISIONERA zur Verfügung gestellt
werden.

Kostenfreier Abschluss des Auftragsdatenverarbeitungs-Vertrags auf Basis der Vertragsvorlage der
VISIONERA.

Optionale Zusatzleistungen

OPT.01

Online-Schulung für Personalverantwortliche

Die Online-Schulung wird als Videokonferenz über das Internet durchgeführt. Der Kunde stellt je
Teilnehmer einen Arbeitsplatz mit Telefon, PC und Internet-Anschluss zur Verfügung.

max. Teilnehmerzahl: 5 Personen.

Es werden keine Schulungsunterlagen bereitgestellt.

Dauer: ca. 6h.