tangro Order Confirmation (Auftragsbestätigungen), Überblick



Beschreibung

Mehr Effizienz, Zuverlässigkeit und Transparenz bei der Verarbeitung von Auftragsbestätigungen erzielen Sie mit tangro OC (Order Confirmation). Die Software erkennt Inhalte wie Materialnummer, Preis und Mengen automatisch und gleicht diese Daten mit der SAP-Bestellung ab. Ist der Beleg stimmig, kann direkt gebucht werden.


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Stellen Sie sich folgende Situation vor: Ihr Unternehmen hat
eine Ware bestellt, eine Auftragsbestätigung hierfür ist einge-
gangen. Allerdings wurde der Beleg inhaltlich nicht erfasst und
geprüft, so dass niemand im Unternehmen gemerkt hat, dass
hier falsche Bestellmengen, falsche Bestellpreise und ein falsches
Lieferdatum enthalten sind. Die Folge: Abläufe in Ihrem Unter-
nehmen verzögern sich und die Prozesskosten steigen. Ein Ärger-
nis, das sich mit dem SAP-Add-On tangro OC vermeiden lässt.

tangro OC (Order Confirmation) ist die Lösung zur automatisier-
ten Verarbeitung und Prüfung von Auftragsbestätigungen. Mit
tangro OC werden Daten aus der Auftragsbestätigung ausge-
lesen, erfasst und mit den zugrunde liegenden Bestelldaten ab-
geglichen. Die Verarbeitung von Auftragsbestätigungen erfolgt
so verlässlich und schnell, Durchlaufzeiten werden erheblich
verkürzt. Zudem kommt der Lösung eine vertragsjuristische Be-
deutung zu, weil vom Auftrag abweichende Konditionen in der

Produktinformation · tangro OC

Order Confirmation

tangro OC ist das SAP-Add-On zur
automatisierten Erfassung und
Prüfung von

Auftragsbestätigungen

.

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Zentrale Maske mit dem Image der Auftragsbestätigung.

tangro
software components gmbh
Speyerer Straße 4
69115 Heidelberg

Fon 06221.13336-0
Fax 06221.13336-21
Mail info@tangro.de
Web www.tangro.de

Auftragsbestätigung durch die automatische Erfassung schnell
ersichtlich sind. So kann unverzüglich Widerspruch erhoben und
damit verhindert werden, dass die abweichenden Werte eine
bindende Wirkung erhalten. In Kombination mit den weiteren
tangro-Produkten zur Dokumentenerfassung hilft tangro OC,
den Purchase-to-Pay-Prozess zu optimieren.

Hintergrund:

Das Erfassen von Auftragsbestätigungen ist mit

hohem Aufwand verbunden, wenn die Inhalte manuell erfasst
und mit den zugrunde liegenden Bestellungen Position für Posi-
tion verglichen werden. Eine solche, nicht mehr zeitgemäße
Arbeitsweise verursacht hohe Kosten und kann gleichzeitig
schnell zu Fehlern führen, weil Inhalte der Auftragsbestätigung
versehentlich falsch oder gar nicht erfasst wurden. Für Unterneh-
men ist es deshalb enorm wichtig, die Verarbeitung von Auftrags-
bestätigungen zu optimieren und so für eine schnelle Datenerfas-
sung und bestmögliche Kontrolle zu sorgen.

Lösung:

Dieser Tatsache trägt tangro OC Rechnung: tangro OC

verarbeitet sämtliche Auftragsbestätigungen, die per Fax, Mail
oder EDI sowie in Papierform eingehen. Anders als bei sonst
üblichen Lösungen zur elektronischen Verarbeitung von Belegen
findet der gesamte Verarbeitungsprozess inklusive der Dokumen-
tenanalyse direkt im SAP-System statt. Unternehmen profitieren
somit von allen Vorteilen einer vollständigen Einbettung in SAP.

Funktionsweise:

Die zu verarbeitenden Auftragsbestätigungen

werden an den vorgesehenen Arbeitsplätzen gescannt und
über OCR ausgelesen. Inhalte von Bestätigungen, die per Fax-
Server, als E-Mail-Anhang oder per EDI-Anbindung eingehen,
greift tangro OC direkt ab. Die so entstandene Wortliste sowie
das Image der Auftragsbestätigung werden direkt an SAP

übergeben. Eine Archivierung kann bei Bedarf über ArchiveLink
erfolgen, ist für die Verarbeitung jedoch nicht zwingend erfor-
derlich. Die Analyse der Auftragsbestätigung findet unter Ver-
wendung der Freiformerkennung statt. Inhalte wie Bestell-
nummer, Materialnummer sowie Mengen, Preise und Liefer-
datum werden dabei auf intelligente Weise erkannt und mit
den Bestelldaten abgeglichen. Neue Werte können anschließend
übernommen oder bei Bedarf abgewiesen werden. Die Auftrags-
daten werden dann automatisiert im SAP-Reiter „Auftrags-
bestätigungen“ eingetragen. Das Original der Auftragsbe-
stätigung wird an die Bestellung angehängt, so dass eine
aufwändige Papierablage und die langwierige Suche nach
der Auftragsbestätigung komplett entfällt. tangro OC unter-
stützt auch die Abwicklung von Bestellungen, bei denen der
Preis zum Bestellzeitpunkt nicht bekannt ist. Die Bestellung wird
dabei mit einem vorläufigen Cent-Betrag als Preis-Angabe gene-
riert, der dann später mit tangro OC automatisch durch den
korrekten Wert ersetzt werden kann.

Das Besondere:

tangro OC ist SAP-Embedded: Der gesamte

Verarbeitungsprozess inklusive der Dokumentenanalyse findet

direkt im SAP-System statt – mit allen Vorteilen einer vollstän-
digen Einbettung in SAP: Vorgelagerte Systemlandschaften, die
in der Anschaffung teuer und in der Wartung aufwändig sind,
werden nicht benötigt. Darüber hinaus erfolgt die Datenüber-

nahme direkt ohne Schnittstellen, so dass kein Austausch von
Stamm- und Bewegungsdaten notwendig ist. Der Pflegeauf-
wand wird auf ein Minimum reduziert und Unstimmigkeiten bei
der Synchronisation der Daten werden vermieden. Zudem bleibt
der Schulungsaufwand gering, weil Anwender bei tangro in der
gewohnten SAP-Umgebung arbeiten.

Ihr Nutzen

»

Effiziente und schnelle Verarbeitung von Auftragsbestätigungen.

»

Keine Verzögerung der Durchlaufzeiten.

»

Automatische Erfassung und Prüfung der Inhalte.

»

Automatischer Abgleich mit Bestelldaten.

»

Einfache Abwicklung von Cent-Bestellungen, bei denen der
Preis zum Bestellzeitpunkt nicht bekannt ist.

»

Optimierung des Purchase-to-Pay-Prozess im Zusammenhang
mit den übrigen tangro-Produkten.

»

Mehr Transparenz der gesamten Prozesskette von der Bestellung
bis zu Bezahlung (Purchase-to-Pay).

…und mehr

»

Vollständige Einbettung in das SAP-System.

»

SAP-zertifiziert.

»

Kein Im- und Export von SAP-Stamm- und Bewegungsdaten
notwendig, da alle Daten für Plausibilitäten direkt im Zugriff sind.

»

Maßgeschneiderte Lösung.

»

Entfall eines vorgelagerten Systems zur Dokumentenanalyse.

»

Einfache Bedienung.

»

Schnelle Installation, kurze Projektlaufzeiten.

»

Geringe Folgekosten.

Produktinformation · tangro OC